Ansvarlig arrangør
Det er viktig å avklare hvem som er ansvarlig arrangør av turen, og om den skal klassifiseres som en menighetstur eller en tur av privat karakter.
Som hovedregel skal turer innenfor BCC organiseres regi av den aktuelle lokale menigheten eller foreningen, som dermed har det fulle ansvaret for gjennomføringen. Tilsvarende prinsipp gjelder for assosierte organisasjoner som BUK og AK.
Arrangøren bør setter seg grundig inn i gjeldende retningslinjer for budsjett, økonomi og deltakelse i den aktuelle foreningen.
Viktige avklaringer:
- Hvem som har fullmakt til å inngå avtaler på vegne av foreningen
- Hvordan givertjenesten fungerer, og hvilke kostnader som kan dekkes gjennom denne
- Om turen inngår i et godkjent budsjett og foreningens årshjul
- Medlemmenes rett til å delta på foreningens aktiviteter
- Hvordan eventuelle ekstraordinære tiltak, som kostnadskrevende turer, skal håndteres
Nedenfor er skissert hovedprinsippene som skiller menighetsturer (BCC-turer) fra private turer.
Utdrag fra Håndboken for BCC Norge
Turer og aktiviteter i regi av lokalmenigheten:
Alle turer og aktiviteter som fremmer det kristne og allmennyttige formålet inngår i lokalmenighetens økonomi.
Turer som inneholder elementer som både er innenfor og utenfor det kristne formålet må ha et tydelig avgrenset program for hele turen, med en oppstart og avslutning som avgrenser mot f.eks. ferieopphold for medlemmene i for- og etterkant.
Forutsatt at det kristne innholdet er formålet og det dominerende i programmet for turen/aktiviteten, kan kostnader til reise, overnatting, programelementer og bespisning tilknyttet slike programelementer anses som en del av lokalmenighetens allmennyttige formål.
Det er viktig at det utarbeides god dokumentasjon på turens/aktivitetens formål og innhold, og at dette oppbevares oversiktlig og ryddig.
Aktiviteter som er egnet til å oppfylle formålet er:
- elementer med kristent innhold, både internt i egen virksomhet, kristelige stevner og f.eks. besøk på steder av kristen betydning
- besøk/utveksling hos lokalmenigheter andre steder (oppbyggelse, markeringer, kulturutveksling, aktiviteter e.l.)
- grunnkostnader for organiserte aktiviteter egnet til å styrke trosfellesskapet (f.eks. transport, kost, losji e.l.)
- tredjepartsopplevelser når det er egnet til å realisere formålet (f.eks. aktivisere barn og ungdom)
Menighetstur
Her er noen sentrale prinsipper for gjennomføring av turer i regi av BCC. Assosierte organisasjoner, som AK og BUK, vil i hovedsak ha tilsvarende retningslinjer:
Formål og innhold:
- Turen skal bidra til å fremme det kristne og allmennyttige formålet som inngår i lokalmenighetens virksomhet
- Kostnader til reise, overnatting, programelementer og bespisning anses som en del av lokalmenighetens allmennyttige formål, forutsatt at turens innhold er i tråd med dette
- Det skal utarbeides tilfredsstillende dokumentasjon av turens formål, program og innhold. Dokumentasjonen skal oppbevares på en oversiktlig og etterprøvbar måte
Deltakelse og kommunikasjon:
- Alle innenfor den definerte målgruppen skal gis anledning til å delta
- Turen kan markedsføres gjennom foreningens offisielle informasjonskanaler
Ansvar:
- Den lokale foreningen er juridisk og økonomisk ansvarlig for planlegging og gjennomføring av turen
Deltakelse på turer for personer uten medlemskap i BCC:
Spørsmål om deltakelse fra personer som ikke er medlemmer av BCC, skal avklares i samarbeid med forstander i lokalmenigheten. Følgende retningslinjer kan vanligvis legges til grunn:
- Ektefeller til medlemmer kan som hovedregel delta
- Personer viser positiv interesse for menigheten og møter jevnlig på samlinger, kan delta etter nærmere avtale med forstander
- Det forutsettes at deltakere er positive til BCC, og opptrer i samsvar med BCC sine etiske retningslinjer
- Fordi deler av kostnadene kan dekkes av gavebeløp fra medlemmer, bør man avklare en modell for betaling som oppleves som rettferdig for alle.
Privat tur
Eksempler på private turer:
- Familieturer – selv om alle deltakerne er medlemmer av BCC
- Feiring av jubileer som åremålsdager, bryllup, sølvbryllup eller gullbryllup
- Turer med begrensning i hvem som får delta innenfor en målgruppe
- Turer for spesielle interessegrupper som løping, golf, sykling etc. der turen ikke har tilknytning til menighetens formål
Viktige forhold ved private turer:
- Turleder er ansvarlig for bestillinger, og organiserer turen som privatperson og ikke i kraft av sin rolle i BCC
- Alle deltakere må være tydelig informert om at turen er privat
- Turleder bør sørge for bindende påmelding og innbetaling til privat konto for å ivareta sitt ansvar
- Deltakerne dekker alle kostnader selv, etter den fordelingsmodellen gruppen blir enige om
- BCC sine informasjonskanaler skal i som hovedregel ikke brukes til markedsføring eller informasjon om turen
- Gruppen må avklare om hvem som inngår avtalen med Finca Alamo og dermed har det juridiske og økonomiske ansvaret.
- BCC har ikke ansvar for forhold knyttet til turen